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格宜镇启动1987至2000年纸质档案数字化加工

2019年5月27日,宣威市格宜镇启动1987年至2000年纸质档案和2018年度档案的数字化加工工作,标志着该镇距离全部纸质档案数字化又近了一步。

宣威市格宜镇高度重视档案工作,在2018年度完成2016至2017年度档案数字化加工的基础上,今年除了完成新增的2018年度档案资料数字化加工外,还启动了1987年至2000年纸质档案数字化加工工作,加工完成后,这些纸质档案和数字化副本将同步移交宣威市综合档案馆。

数字化档案好处多多。其一是提高经济效益:数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费;其二是提高办公效率:数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心;其三是增强档案原件保护:将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

格宜镇在数字化加工工作,采取政府采购方式,购买具备资质的数字化加工公司进行加工。据统计,格宜镇1987至2000年的纸质档案共有606盒,全部转换为数字档案后,按照档案法律法规,纸质档案和数字化文本随即移交宣威市档案馆,机关档案室只保存备份数字化档案副本,提供查阅利用,减轻了机关档案室建设压力,纸质档案的保管也更加安全,查阅利用将更加方便快捷。文图:庄姚瑶

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